Lewati navigasi ke panduan
SISIKA YWD

PANDUAN PENGGUNA · YAYASAN WIYATA DHARMA

Baru memakai SIKA?
Mulai dari sini.

Ikuti langkah sesuai tugas dan role Anda. Dari login pertama sampai jurnal masuk buku besar, laporan dicetak, dan aset disusutkan.

Mulai dari loginLihat alur pekerjaan

A4 Portrait · dapat disimpan sebagai PDF.

Panduan Pengguna SIKA

Yayasan Wiyata Dharma · 16 Oktober 2026

Seluruh isi panduan

Pilih role Anda

44 topik tersedia. Pilih role atau ketik kata kunci.

Siapa melakukan apa?

Role dan cakupan pekerjaan pada konfigurasi saat panduan dibuat
RoleScopePekerjaan utama
Staf LembagaUnit sendiri: ASR/PBA/SPAInput/perbaiki draft; posting draft sendiri jika izin aktif, atau ajukan review. Laporan unit, Anggaran Bulanan/RAPB sesuai izin.
Kepala Unit LembagaUnit dalam cakupannyaInput/posting draft sendiri sesuai izin; review jurnal staf, posting/kembalikan, reversal/void, aktivitas unit dan riwayat.
Accounting YayasanGlobal / lintas unitSetujui & Posting satuan/massal, Revisi/Hapus Transaksi beralasan, master COA/template/kas-bank, aset/penyusutan, periode pembukuan dan anggaran.
PimpinanGlobal / lintas unitMembaca dashboard, transaksi, laporan, aset, Anggaran Bulanan dan RAPB; tanpa input/approval jurnal.
Super AdminSistemPengguna, reset password, login-as, RBAC, backup aplikasi/database; akses modul legacy sesuai permission. Akses sistem tidak otomatis memberi hak posting jurnal.

Contoh Staf SPA: input jurnal SPA → Simpan & Posting jika izin posting draft sendiri aktif, atau Simpan Draft → Ajukan Review → Kepala/Accounting posting. Selanjutnya buka Buku Besar dan gunakan Cetak/Cetak Detail. Modul legacy Transaksi Kas/Bank, Budget & Dana, Karantina dan Laporan & Closing hanya untuk Super Admin sesuai permission.

Alur proses bisnis

Pilih alur sesuai pekerjaan. Nomor menunjukkan urutan; setiap langkah mengarah ke petunjuk menu.

Staf / Kepala: draft sendiri atau alur review
  1. 1Input & periksa

    Tanggal, akun, uraian, nominal dan bukti.

  2. 2Pilih alur

    Posting draft sendiri bila izin aktif, atau Ajukan Review.

  3. 3Review jika diajukan

    Kepala/Accounting memeriksa dan memposting sesuai haknya.

  4. 4Posted → Buku Besar

    Baru masuk GL resmi; cetak dari halaman laporan.

Posting mandiri hanya untuk draft manual buatan sendiri di unit primer. Jika sudah Menunggu review, gunakan pemeriksa yang berwenang.

Posting langsung Accounting
  1. 1Periksa Draft

    Boleh draft buatan staf atau Accounting.

  2. 2Setujui & Posting

    Satuan atau pilihan massal, validasi tetap per jurnal.

  3. 3Posted → Laporan

    Pembuat asli dan penyetuju tercatat.

Pengecualian ini berlaku di menu Jurnal; treasury, dana/LPJ, dan penyusutan mempunyai workspace tersendiri.

Pembelian aset → Penyusutan
  1. 1Jurnal pembelian

    Pilih debit akun aset; kas/bank atau utang sebagai lawan.

  2. 2Kartu aset

    Nama, lokasi, tanggal siap digunakan dan kategori.

  3. 3Posting pembelian

    Jurnal sumber harus Posted.

  4. 4Verifikasi & Aktif

    Accounting menyimpan snapshot kebijakan.

  5. 5Draft bulanan

    Sistem menyiapkan bulan yang sudah selesai.

  6. 6Review & posting

    Accounting membukukan beban/akumulasi.

Input pembelian sekali. Nilai buku berkurang oleh penyusutan yang sudah Posted, bukan hanya estimasi atau draft.

Perencanaan biaya bulanan dan RAPB
  1. 1Pilih unit/periode

    Satu unit otomatis terpilih sesuai scope.

  2. 2Periksa pembanding

    Realisasi bulan/tahun sebelumnya sesuai laporan.

  3. 3Isi & simpan nominal

    Hanya jika berizin dan periode anggaran terbuka.

  4. 4Cetak & kendalikan

    Permohonan/rekap dan lock dikelola sesuai wewenang.

Anggaran Bulanan/RAPB bukan jurnal atau pencairan. Workflow uang muka/LPJ pada modul legacy terpisah dan dibatasi administrator.

Mulai di sini · 01

Masuk ke aplikasi untuk pertama kali

Gunakan akun yang diberikan administrator. Anda tidak perlu memahami istilah akuntansi untuk mulai masuk.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting YayasanPimpinanSuper Admin

Menu: /aut (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka alamat SIKA: masuk melalui tombol Masuk ke aplikasi di landing, atau buka halaman /aut. Pastikan alamat domain benar sebelum mengisi akun.
  2. Siapkan username dan password dari administrator. Contoh username di panduan adalah staf.spa; ini contoh identitas role, bukan akun atau password publik untuk dicoba.
  3. Isi Username dan Password pada kolomnya. Periksa huruf besar/kecil, Caps Lock, dan spasi yang tidak sengaja ikut tersalin.
  4. Klik Masuk. Tunggu sampai Dashboard terbuka. Jika muncul pesan kesalahan, jangan terus menebak password; lihat bagian troubleshooting atau hubungi Super Admin.
  5. Jika aplikasi meminta penggantian password, ikuti layar tersebut dan simpan password baru di tempat aman. Permintaan ini bergantung pada pengaturan akun, sehingga tidak selalu muncul.
  6. Periksa nama, role, dan scope unit di bagian atas aplikasi. Jika unit salah, berhenti sebelum input transaksi dan hubungi administrator.
Halaman masuk: isi Username dan Password, lalu klik Masuk. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Jurnal · 03

Mencari jurnal dan membaca statusnya

Mulai dari daftar jurnal untuk mencari transaksi, membuka draft, atau membaca detail.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting YayasanPimpinan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Jurnal Transaksi. Isi pencarian dengan nomor jurnal, uraian, atau referensi yang Anda ketahui.
  2. Pilih status: Draft masih dapat diperbaiki; Menunggu review sudah diajukan; Posted masuk buku besar; Reversed sudah mempunyai jurnal pembalik. Perlu Revisi adalah draft hasil koreksi Accounting; baca alasan pada form edit/detail.
  3. Klik Filter lanjutan untuk membatasi unit, periode, tanggal dibukukan, dan jumlah baris per halaman. Accounting dapat memilih Semua unit atau satu lembaga.
  4. Di kolom Nomor Jurnal, baca tanggal Transaksi dan Dibukukan. Rincian menampilkan kode akun, uraian, debit dan kredit per baris; akun yang berulang tetap terpisah. Rentang filter mengikuti tanggal dibukukan. Jumlah per halaman menghitung jurnal, bukan rincian.
  5. Untuk mencari jurnal berdasarkan akun, gunakan combobox Akun/CoA di antara pencarian nomor dan status. Ketik kode atau nama, lalu pilih hasilnya. Semua rincian jurnal tetap terlihat, termasuk akun lawan. Pilih Semua Akun/CoA atau kosongkan pencarian akun untuk menghapus filter. Nominal nol ditampilkan dengan huruf normal, bukan tebal.
  6. Klik ikon pensil pada Draft untuk mengubahnya. Pada jurnal Menunggu review/Posted, klik ikon mata atau nomor jurnal untuk membaca detail.
  7. Gunakan nomor halaman di kanan bawah. Jika tidak ada data, periksa pencarian, status, unit, periode, dan rentang tanggal satu per satu.
Daftar jurnal: pencarian, status, filter lanjutan, dan ikon aksi. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Jurnal · 04

Membuat Jurnal Umum / memorial

Gunakan untuk pencatatan yang membutuhkan pasangan debit–kredit manual, misalnya tagihan piutang atau pembelian secara kredit.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting Yayasan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Klik + Buat jurnal. Form terbuka sebagai modal; halaman /jurnal/buat dapat digunakan jika modal tidak dapat dibuka.
  2. Pilih unit yang melakukan transaksi. Staf memakai unitnya; Accounting harus memilih unit yang tepat ketika bekerja lintas lembaga.
  3. Pilih Tanggal transaksi; Tanggal dibukukan otomatis mengikuti. Periksa keduanya sebelum simpan. Jika tanggal dibukukan memang harus berbeda, ubah sesuai periode terbuka dan isi alasan yang diminta. Lengkapi referensi bila ada serta uraian kejadian.
  4. Pada baris pertama, cari COA menggunakan kode/nama lalu pilih dari hasil pencarian. Isi uraian baris dan nominal pada sisi Debit atau Kredit yang benar.
  5. Tambahkan baris lawan. Contoh tagihan asrama untuk periode layanan yang sudah diberikan: debit 1-141.1 Piutang Usaha Taruna, kredit 4-100.35 Uang Asrama. Gunakan unit ASR.
  6. Periksa total Debit dan Kredit; keduanya harus sama. Jangan mengisi dua sisi sekaligus pada satu baris. Untuk Rp150.000,00, ketik 150000,00 pada input nominal; kontrol memformat angka dan hasil ditampilkan dua desimal.
  7. Tambahkan bukti jika tersedia. Klik Simpan Draft. Periksa nomor jurnal yang diberikan dan buka detail untuk memastikan pencatatan tersimpan.
  8. Staf/Kepala dengan izin Posting langsung draft sendiri dapat klik Simpan & Posting untuk jurnal buatannya sendiri di unitnya. Tanpa izin itu, lanjutkan Ajukan Review. Accounting tetap dapat Setujui & Posting sesuai hak akses.
Modal Jurnal Umum dengan identitas, baris debit–kredit, dan tombol simpan. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Jurnal · 05

Mencatat penerimaan melalui Kas Masuk

Gunakan untuk uang yang benar-benar diterima di kas atau rekening aktif unit.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting Yayasan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Klik + Kas masuk di menu Jurnal Transaksi. Pastikan jenis form adalah Kas Masuk.
  2. Pilih unit, tanggal transaksi, tanggal dibukukan, lalu isi referensi dan uraian. Contoh: pembayaran piutang uang asrama Taruna Contoh untuk September.
  3. Pilih Kas / rekening penerimaan. Kas merupakan pilihan awal jika master kas aktif tersedia. Untuk transfer masuk, pilih rekening bank yang benar-benar menerima uang.
  4. Pilih akun lawan pada rincian dan isi nominal. Jika tagihan sebelumnya sudah diakui sebagai piutang, pilih 1-141.1 Piutang Usaha Taruna agar pembayaran mengurangi piutang.
  5. Untuk penerimaan yang belum pernah diakui sebagai piutang, tentukan akun lawan sesuai kebijakan Accounting. Jangan mencatat pendapatan kedua kali atas pembayaran tagihan yang sudah dijurnal.
  6. Tambahkan rincian jika satu penerimaan mencakup beberapa akun. Total dan pasangan debit–kredit kas/bank dibentuk sistem; periksa rekening, uraian, nominal, dan bukti.
  7. Pilih Simpan Draft, atau Simpan & Posting untuk Staf/Kepala yang diizinkan memposting draft sendiri di unitnya. Tanpa izin itu, gunakan Ajukan Review; Accounting dapat Setujui & Posting setelah diperiksa.
Form Kas Masuk: master penerimaan dan rincian akun lawan. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Jurnal · 06

Mencatat pembayaran melalui Kas Keluar

Gunakan ketika kas atau bank benar-benar membayar sesuatu. Pembelian yang belum dibayar dicatat melalui Jurnal Umum dan akun utang.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting Yayasan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Klik − Kas keluar. Pilih unit yang membayar, tanggal transaksi dan tanggal dibukukan.
  2. Isi uraian dan referensi pembayaran. Pilih Kas / rekening pembayaran: gunakan Kas untuk tunai atau rekening bank yang digunakan transfer.
  3. Pilih akun lawan dan nominal pada setiap rincian. Contoh pembelian meja yang diputuskan sebagai aset: akun 1-221.4 Inventaris Kantor.
  4. Jika pembayaran melunasi utang yang sudah tercatat, gunakan akun utang yang sesuai. Hindari mencatat beban/aset lagi untuk pembelian yang sudah dijurnal sebelumnya.
  5. Tambahkan bukti pembayaran. Jika pembelian merupakan aset, lengkapi card Pencatatan Aset Tetap di bawah Bukti Transaksi; lihat bab Pembelian aset.
  6. Periksa total dan master pembayaran. Sistem membentuk kredit Kas/Bank dan debit akun lawan dari rincian yang diisi.
  7. Simpan Draft, kemudian ajukan atau posting sesuai role. Setelah Posted, transaksi tampil pada buku besar unit.
Form Kas Keluar dengan pilihan master pembayaran dan akun lawan. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Jurnal · 07

Menggunakan dropdown Jurnal Khusus

Template mengisi rincian kas masuk/keluar agar transaksi berulang lebih cepat dan konsisten.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting Yayasan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka dropdown Jurnal Khusus pada menu Jurnal. Pilih unit/filter yang sesuai agar template untuk lembaga Anda terlihat.
  2. Pilih nama template, misalnya DU angsuran 1 untuk SPA. Template PBA/Yayasan mengikuti scope dan role yang ditetapkan Accounting; tidak semua pengguna melihat pilihan yang sama.
  3. Periksa unit dan jenis transaksi yang ditetapkan template. Pilih master kas/rekening aktif pada unit tersebut.
  4. Rincian tercentang awal. Batalkan centang rincian opsional yang tidak dipakai. Rincian wajib harus tetap digunakan; minimal satu rincian terpilih.
  5. Isi nominal positif pada setiap rincian terpilih. Uraian boleh disesuaikan. Akun mengikuti template dan tidak dapat diganti dari transaksi ini.
  6. Periksa total, tanggal, referensi, dan bukti. Baris tidak dipilih tidak disimpan sebagai jurnal nol.
  7. Simpan Draft dan lanjutkan workflow role Anda. Jika akun atau susunannya perlu berbeda dari template, gunakan Kas Masuk/Kas Keluar biasa atau minta Accounting merevisi master.
Contoh template SPA: centang rincian, isi nominal, dan periksa master kas. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Jurnal · 08

Bukti transaksi, edit, dan hapus Draft

Lengkapi data sebelum mengajukan review. Bukti transaksi di aplikasi disimpan privat.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting Yayasan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Pada form, cari Bukti Transaksi. Pilih file yang diminta transaksi dan tunggu proses unggah selesai. Periksa batas jenis/ukuran file yang ditampilkan form.
  2. Jika unggah gagal, baca pesan dan perbaiki file atau hubungi Accounting/administrator. Jangan menganggap file sudah tersimpan hanya karena namanya muncul di komputer.
  3. Simpan Draft. Buka ulang dari ikon pensil pada daftar jurnal; pastikan uraian, akun, nominal, tanggal, dan bukti benar.
  4. Jika hanya memperbaiki transaksi yang sama, ubah draft yang sudah ada. Hindari membuat duplikat dengan tombol Buat jurnal.
  5. Jika draft tidak jadi digunakan, gunakan Hapus draft pada form jika tombol tersedia, lalu konfirmasi. Fitur tersebut hanya berlaku untuk draft sesuai permission.
  6. Jika muncul konflik versi, berarti draft telah berubah oleh pengguna/proses lain. Muat ulang dan cocokkan ulang input sebelum menyimpan.
  7. Pada detail transaksi, Buka bukti membuka pratinjau/unduhan sesuai izin. Panduan publik ini tidak menampilkan bukti asli atau tautan S3 privat.
Bukti Transaksi berada sebelum card Pencatatan Aset Tetap. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Form Ubah Draft dan tindakan yang tersedia. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Persetujuan · 09

Staf/Kepala: mengajukan jurnal untuk review

Ajukan Review mengirim draft ke pemeriksa. Tindakan ini belum memasukkan transaksi ke buku besar.

Staf LembagaKepala Unit Lembaga

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka draft dari daftar jurnal. Periksa unit, tanggal, pasangan akun, nominal, total balance, referensi, dan bukti.
  2. Simpan koreksi terlebih dahulu jika menggunakan halaman detail terpisah. Pada modal yang menyediakan Ajukan Review, ikuti tombol pengajuan yang ditampilkan.
  3. Klik Ajukan Review atau Ajukan ke Kepala Unit / Accounting. Tunggu pesan berhasil; jangan klik berkali-kali.
  4. Cari nomor yang sama dan pastikan status menjadi Menunggu review. Rincian terkunci sampai reviewer mengembalikannya.
  5. Kepala Unit/Accounting membuka jurnal tersebut dan memeriksa detail. Jika benar, pemeriksa melakukan Setujui dan Posting.
  6. Jika dikembalikan, buka alasan koreksi pada riwayat, ubah draft, lalu ajukan kembali.
  7. Kepala Unit dapat memposting draft sendiri hanya jika Posting langsung draft sendiri aktif, status masih Draft dan unit sesuai. Jika sudah Menunggu review atau izin tidak aktif, mintakan posting kepada Accounting.
Detail Draft: tombol pengajuan serta ringkasan transaksi. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Menunggu review: rincian siap diperiksa. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Persetujuan · 10

Kepala Unit: review, kembalikan, dan posting

Periksa jurnal staf dalam scope unit Anda. Nominal tidak mempunyai batas approval khusus, tetapi seluruh validasi transaksi tetap berlaku.

Kepala Unit LembagaAccounting Yayasan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Filter status Menunggu review. Kepala melihat unit dalam cakupannya; Accounting dapat memilih unit atau lintas unit.
  2. Buka detail lewat ikon mata. Cocokkan nama pembuat, tanggal transaksi/dibukukan, akun, nominal, dan bukti.
  3. Jika ada kesalahan, isi alasan pada Kembalikan draft dan klik Kembalikan. Jelaskan bagian yang harus diperbaiki agar staf tidak menebak.
  4. Jika sudah benar, klik Setujui dan Posting. Pastikan periode terbuka dan tunggu konfirmasi berhasil.
  5. Periksa status Posted dan buka Buku Besar untuk memastikan transaksi muncul pada unit serta tanggal yang benar.
  6. Kepala boleh mem-posting jurnal staf yang ia ajukan, selama pembuat berbeda. Draft buatan Kepala sendiri dapat memakai Simpan & Posting jika izin Posting langsung draft sendiri aktif dan unit sesuai; selain itu mintakan posting kepada Accounting.
  7. Baca Riwayat status untuk mengetahui siapa yang membuat, mengajukan, mengembalikan, atau mem-posting jurnal.
Detail Menunggu review: Approval & posting dan Kembalikan draft. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Persetujuan · 11

Staf/Kepala: posting langsung draft sendiri

Berlaku jika Super Admin mengaktifkan Posting jurnal dan Posting langsung draft sendiri untuk Staf Lembaga atau Kepala Unit.

Staf LembagaKepala Unit LembagaSuper Admin

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Jurnal Transaksi. Buat Jurnal Umum, Kas Masuk/Keluar atau Jurnal Khusus yang tersedia untuk unit Anda. Lengkapi akun, nominal, tanggal, uraian dan bukti seperti biasa.
  2. Pilih Simpan Draft jika belum ingin membukukan. Jika sudah benar, klik Simpan & Posting dan konfirmasi. Pada detail draft sendiri tersedia tombol Posting Transaksi.
  3. Alternatif dari daftar jurnal: pada draft buatan Anda di unit sendiri, klik ikon centang Posting draft sendiri pada kolom Aksi. Modal Posting Jurnal menampilkan nomor jurnal, unit, dan total. Periksa kembali, lalu pilih Posting untuk membukukan atau Batal untuk tidak mengubah apa pun. Ikon tidak muncul jika permission dimatikan atau syarat pembuat/unit/status tidak terpenuhi.
  4. Sistem menyimpan draft lalu mempostingnya. Jika draft tersimpan tetapi posting gagal, baca pesan kesalahan, perbaiki dan ulangi pada draft yang sama; jangan membuat transaksi duplikat.
  5. Pastikan status menjadi Posted. Transaksi masuk ledger unit Anda. Audit mencatat Anda sebagai pembuat dan pelaksana posting, tanpa persetujuan terpisah.
  6. Jika Accounting mengembalikan transaksi posted, daftar menampilkan Perlu Revisi. Pilih filter Perlu Revisi, buka ikon edit dan baca Alasan Accounting Yayasan. Perbaiki isian lalu Simpan Draft atau Simpan & Posting sesuai permission. Simpan Draft tetap bertanda Perlu Revisi sampai berhasil diposting kembali; nomor dan pembuat asli tetap sama.
  7. Izin posting mandiri tidak berlaku untuk draft orang lain, unit lain, transaksi sistem/Treasury/penyusutan, atau jurnal sendiri yang sudah Menunggu review. Kepala tetap dapat mereview dan memposting jurnal staf yang sudah diajukan sesuai kewenangannya.
  8. Super Admin dapat mematikan Posting langsung draft sendiri pada matriks RBAC; setelah itu gunakan Ajukan Review. Revisi/Hapus Transaksi posted tetap khusus Accounting Yayasan.
Modal Posting Jurnal untuk draft sendiri: periksa nomor, unit dan total sebelum Posting. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Persetujuan · 12

Accounting: Setujui & Posting langsung

Accounting dapat langsung mem-posting draft dalam scope-nya, termasuk draft buatan staf.

Accounting Yayasan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Filter Draft dan unit yang akan diperiksa, lalu buka draft atau detailnya.
  2. Periksa identitas, akun, tanggal, total, dan bukti seperti pemeriksaan jurnal satuan biasa.
  3. Jika perlu koreksi, ubah dan simpan Draft. Jangan mengganti nama pembuat hanya karena Anda melakukan pemeriksaan.
  4. Klik Setujui & Posting. Tidak diperlukan pengajuan review terpisah untuk jurnal di Journal Workspace.
  5. Alternatif setelah rincian diperiksa di daftar: klik ikon centang Setujui & Posting pada kolom Aksi. Modal Posting Jurnal menampilkan nomor, unit dan total. Pilih Posting untuk membukukan atau Batal untuk kembali. Ikon hanya muncul bila status dan kewenangan Anda memenuhi syarat.
  6. Periksa pesan sukses dan status Posted. Pembuat asli tetap tercatat; Accounting dicatat sebagai penyetuju dan pelaksana posting.
  7. Aturan ini berlaku untuk jurnal umum, kas masuk/keluar dan jurnal khusus di menu Jurnal. Transaksi treasury, Budget/LPJ, dan penyusutan memakai workspace masing-masing.
Draft milik staf: Accounting dapat Setujui & Posting langsung. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Persetujuan · 13

Accounting: approval dan posting massal

Pilih beberapa jurnal pada halaman aktif untuk diperiksa dan diposting bersama.

Accounting Yayasan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Atur filter, misalnya Menunggu review atau Draft, unit SPA, dan rentang tanggal yang diperlukan. Daftar normal tetap mempunyai kolom existing.
  2. Klik Pilih jurnal di card Daftar jurnal. Kolom checkbox baru muncul. Posted/Reversed dan jurnal workspace khusus tidak dapat dipilih.
  3. Centang satu per satu, atau gunakan checkbox header untuk memilih jurnal eligible di halaman ini. Maksimum 100 jurnal; pilihan tidak mencakup halaman lain.
  4. Klik Setujui & Posting (N). Periksa nomor, unit, tanggal, uraian, nominal, total debit, dan jumlah pilihan per unit dalam modal.
  5. Gunakan × pada baris untuk mengeluarkan jurnal yang belum siap. Jika seluruh pilihan benar, klik Konfirmasi Posting.
  6. Tunggu proses selesai. Jangan mengganti filter, menutup tab, atau menekan tombol berulang ketika proses berlangsung.
  7. Baca hasil per jurnal. Jurnal valid berhasil; jurnal dengan akun/nominal/periode/versi bermasalah tetap belum diposting dan mempunyai alasan.
  8. Klik Kembali. Jika respons jaringan terputus, periksa status terbaru dahulu. Pilih ulang hanya jurnal yang masih perlu ditangani. Pilihan dibersihkan ketika filter, halaman, sort, atau daftar berubah.
Mode pilih dengan checkbox dan tombol posting massal. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Periksa daftar dalam modal sebelum konfirmasi. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Hasil nyata pada data demo: keberhasilan atau kegagalan setiap jurnal. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Persetujuan · 14

Koreksi Posted sesuai kewenangan: reversal/void atau Revisi

Posted sudah memengaruhi laporan. Koreksi dilakukan dengan tindakan resmi yang menyimpan jejak perubahan.

Kepala Unit LembagaAccounting Yayasan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Cari nomor jurnal dan buka detail. Kepala Unit memakai Reversal/Void jika berizin. Accounting mengikuti bab Revisi dan Hapus Transaksi di bawah. Konfirmasikan jenis koreksi kepada penanggung jawab jika ragu.
  2. Untuk membalik pencatatan, isi alasan pada Reversal lalu klik Buat Reversal. Sistem membuat jurnal pembalik dan memberi status Reversed pada jurnal asal.
  3. Untuk membatalkan transaksi, gunakan Void transaksi / Void melalui Reversal jika tersedia. Jangan menjalankan Reversal dan Void sekaligus atas kejadian yang sama.
  4. Periksa jurnal pembalik dan dampaknya pada Buku Besar. Tanggal pembalikan harus berada pada periode terbuka yang diizinkan sistem.
  5. Jika diperlukan pencatatan pengganti, buat draft baru dengan uraian/referensi yang menunjuk jurnal asal; periksa lalu posting sesuai workflow.
  6. Jika jurnal tertaut aset, LPJ, atau transaksi treasury, ikuti workspace dan kontrol khusus. Jangan memaksa perubahan status dari database.
  7. Accounting Yayasan juga mempunyai tindakan Revisi dan Hapus Transaksi untuk jurnal manual yang memenuhi syarat. Baca bab Revisi oleh Accounting; tindakan ini bukan penghapusan histori atau cara melewati kontrol periode.
Detail Posted: alasan dan tombol Reversal/Void. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Persetujuan · 15

Accounting: Revisi dan Hapus Transaksi posted

Koreksi resmi tersedia untuk jurnal manual yang memenuhi syarat; alasan dan histori tetap disimpan.

Accounting Yayasan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Cari jurnal Posted, lalu buka detail melalui nomor atau ikon mata. Periksa akun, bukti dan keterkaitan aset/Treasury/penyusutan sebelum memilih tindakan.
  2. Untuk memperbaiki jurnal yang sama, pilih Revisi. Isi Alasan revisi yang jelas, misalnya akun beban salah, lalu klik Revisi Transaksi dan baca konfirmasi.
  3. Jika validasi lulus, status kembali Draft dan jurnal keluar dari GL resmi. Nomor, pembuat asli, rincian, bukti dan histori tetap disimpan. Daftar memberi badge Perlu Revisi.
  4. Staf/Kepala yang berizin membuka ikon edit, membaca Alasan Accounting Yayasan dan memperbaiki jurnal tersebut. Simpan Draft mempertahankan penanda Perlu Revisi.
  5. Posting ulang sesuai izin: Staf/Kepala hanya draft sendiri pada unit primer bila posting mandiri aktif; Accounting dapat Setujui & Posting. Periksa status Posted dan dampaknya pada laporan.
  6. Jika transaksi memang dibatalkan, gunakan Hapus Transaksi hanya jika tersedia dan disetujui proses pemeriksaan. Isi alasan dan konfirmasi. Ini mengeluarkan transaksi dari daftar aktif/GL, bukan menghapus permanen histori atau audit.
  7. Jika tindakan ditolak karena periode, versi, sumber sistem atau keterkaitan lain, baca alasannya dan hubungi penanggung jawab. Jangan mengubah database atau membuat transaksi duplikat untuk memaksa koreksi.
Detail jurnal Perlu Revisi dengan alasan Accounting dan identitas tetap. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Persetujuan · 16

Membaca riwayat dan aktivitas staf

Riwayat membantu mengetahui kapan dan oleh siapa status jurnal berubah.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting YayasanPimpinan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka detail jurnal melalui nomor/ikon mata. Scroll ke Riwayat status di bawah halaman.
  2. Baca status, nama pelaku, waktu, dan catatan pada setiap kejadian. Cocokkan dengan alasan pengembalian atau pembalikan.
  3. Kepala Unit menelusuri jurnal dalam scope-nya. Gunakan filter dan nomor, lalu buka detail untuk memeriksa pembuat serta riwayat; jangan mengandalkan tampilan nama pada tabel ringkas.
  4. Jika melihat aktivitas login-as, administrator asli tetap mempunyai jejak audit. Nama pembuat jurnal tidak boleh diubah agar seolah-olah dibuat penyetuju.
  5. Notifikasi Aktivitas pendampingan akun Anda dapat ditutup lewat ikon ×. Penutupan berlaku pada tab ini selama isinya sama; aktivitas baru akan ditampilkan lagi. Menutup notifikasi tidak menghapus audit atau menutup banner sesi login-as yang masih aktif.
  6. Untuk pemeriksaan audit sistem yang lebih lengkap, hubungi Super Admin/Accounting sesuai permission. Belum tersedia halaman terpisah Manajemen Audit Trail di sidebar saat panduan ini dibuat.
Riwayat status jurnal demo berisi draft, pengajuan, dan posting. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Laporan · 17

Melihat Buku Besar per akun dan unit

Buku Besar default Semua status; hasilnya pratinjau. Pilih Posted untuk transaksi yang sudah dibukukan.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting YayasanPimpinan

Menu: /buku-besar (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Buku Besar. Default tanggal tanpa batas rentang. Isi Tanggal awal dan akhir bila perlu, misalnya 1–30 September 2026; kosongkan keduanya untuk seluruh riwayat.
  2. Pilih Unit terlebih dahulu. Akun menampilkan COA yang memiliki transaksi dalam unit/scope tersebut. Ketik kode/nama lalu klik hasil dropdown (atau panah dan Enter) untuk memilih satu akun, atau pilih Semua akun. Staf tidak dapat berpindah ke unit di luar scope.
  3. Pilih Status: Posted untuk angka yang sudah dibukukan; Draft untuk transaksi belum diajukan; Semua untuk gabungan termasuk Menunggu review. Ringkasan Draft/Semua bukan saldo GL resmi dan tidak mengubah laporan keuangan.
  4. Klik ikon kaca pembesar Terapkan filter. Tabel menampilkan Kode, Nama Akun, Debet dan Kredit; satu baris per COA. Tidak ada lagi filter pencarian nomor/nama jurnal.
  5. Tunggu tabel dan ringkasan Debit/Kredit/jumlah transaksi terisi. Jika mengubah filter, klik Terapkan lagi.
  6. Akun yang dipilih menyaring transaksi yang melibatkan akun tersebut. Tabel menampilkan seluruh COA dalam transaksi itu, termasuk akun lawannya, dengan Debet/Kredit dijumlahkan per akun. Untuk sumber dan bukti, buka menu Jurnal. Draft/Menunggu review tidak termasuk saldo GL resmi.
  7. Setelah Terapkan filter berhasil, gunakan Cetak untuk rekap per COA tanpa rincian, Cetak Detail untuk rincian transaksi, atau Export Excel untuk data yang dapat diolah. Seluruh hasil filter ikut, bukan hanya halaman tabel yang terlihat. Tombol terkunci saat filter belum diterapkan atau masih berubah.
Buku Besar: filter unit/akun/status/tanggal, rekap akun dan tombol cetak/ekspor. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Laporan · 18

Melihat Laporan Kas Harian

Laporan ini hanya berisi transaksi kas/bank dan akun lawannya, bukan seluruh jurnal.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting YayasanPimpinan

Menu: /laporan-kas-harian (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Laporan Kas Harian di sidebar, dekat Buku Besar. Jika menu di bawah belum terlihat, scroll sidebar.
  2. Pilih Unit terlebih dahulu. Cari kode/nama kas atau rekening pada Akun; pilih Semua akun kas/bank bila ingin melihat semuanya dalam scope unit.
  3. Status awal adalah Semua: draft dan transaksi menunggu review ikut sebagai pratinjau. Pilih Posted untuk jurnal yang sudah dibukukan.
  4. Untuk melihat satu hari, isi Tanggal awal dan Tanggal akhir dengan tanggal yang sama. Tanggal laporan adalah tanggal transaksi, bukan tanggal dibukukan. Biarkan keduanya kosong untuk seluruh riwayat.
  5. Klik ikon Terapkan filter. Tabel dikelompokkan per akun lawan non-kas/bank, misalnya Inventaris Kantor. Kolom Sumber menunjukkan kas/bank pada rincian, bukan rekap sumber pada baris COA. Transfer murni antarkas/bank tidak muncul.
  6. Di bawah akun lawan, baca tanggal, nama transaksi dan sumber. Kolom Masuk berasal dari Kredit akun lawan; Keluar berasal dari Debet akun lawan. Ini label penyajian kas, bukan perubahan aturan debit/kredit jurnal. Total akun ditebalkan. Satu jurnal tampil sekali per akun; baris akun yang sama dijumlahkan.
  7. Semua transaksi di bawah akun tampil otomatis tanpa tombol halaman per akun. Tunggu bila masih Memuat rincian. Pagination paling bawah hanya mengganti halaman daftar COA; total COA mencakup semua transaksi sesuai filter.
  8. Untuk mencetak, klik Terapkan filter dahulu lalu Cetak di kanan atas (jika permission export tersedia). Pratinjau dibuka pada tab baru dengan header, akun kas, unit, periode dan seluruh tabel; akun pada halaman lain juga ikut. Klik Cetak / Simpan PDF, pilih A4 Portrait pada dialog browser. Periksa Status pada header; status Semua/Draft dapat mencakup transaksi belum dibukukan.
  9. Untuk mengolah data, terapkan filter lalu klik Export Excel. Sheet Transaksi berisi baris datar per akun per transaksi, bukan subtotal bertingkat; nominal dapat dihitung di Excel. ID/nomor jurnal, tanggal dibukukan, nama unit dan status jurnal tidak menjadi kolom ekspor. Filter laporan tersedia di sheet Informasi. Jangan menganggap jumlah baris sama dengan jumlah jurnal unik.
  10. Pada rincian layar, tanggal bold diikuti uraian dan badge kode/nama kas-bank yang digunakan. Jika jurnal melibatkan beberapa kas-bank, semua badge ditampilkan; ini bukan pembagian otomatis nominal ke masing-masing bank.
  11. Klik nomor jurnal untuk memeriksa sumber. Jika hasil kosong, periksa unit/status/tanggal; jurnal tanpa akun kas/bank memang tidak masuk laporan ini.
Kembali ke pencarian ↑

Laporan · 19

Mencetak Buku Besar, Kas Harian, dan menyimpan PDF

Gunakan tombol pada halaman laporan masing-masing setelah filter diterapkan.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting YayasanPimpinan

Menu: /buku-besar (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Buku Besar atau Laporan Kas Harian. Pastikan unit, akun, status dan rentang tanggal benar; klik Terapkan filter dan tunggu tabel selesai.
  2. Pada Buku Besar, pilih Cetak untuk rekap per akun atau Cetak Detail untuk rincian transaksi. Kas Harian memakai tombol Cetak. Semua halaman hasil filter ikut dicetak.
  3. Pratinjau terbuka di tab baru. Kop mengikuti unit; laporan gabungan memakai kop Yayasan Wiyata Dharma. Cocokkan judul, unit, akun, periode dan status.
  4. Klik Cetak / Simpan PDF pada pratinjau. Pilih kertas A4, orientasi Portrait, skala sesuai halaman. Periksa pratinjau sebelum mencetak.
  5. Pilih printer untuk kertas, atau Save as PDF / Simpan sebagai PDF untuk file. Jika tab baru diblokir, izinkan popup hanya untuk domain SIKA.
  6. Untuk mengolah angka, gunakan Export Excel pada halaman laporan setelah menerapkan filter; PDF hanya untuk dibaca/dicetak.
  7. Neraca Saldo memakai data yang sudah dibukukan. Buku Besar/Kas Harian dengan status Semua dapat memuat draft/menunggu review; jangan menganggap cetakan itu saldo GL resmi.
Tombol Cetak, Cetak Detail, dan Export Excel pada Buku Besar. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kas Harian dengan kolom Sumber, Masuk dan Keluar. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Laporan · 20

Neraca Saldo, Neraca, Aktivitas, dan Arus Kas

Neraca Saldo adalah laporan umum; workspace Laporan & Closing legacy dibatasi untuk Super Admin.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting YayasanPimpinan

Menu: /neraca-saldo (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Neraca Saldo dari sidebar untuk memeriksa keseimbangan akun. Atur unit dan tanggal pada filter yang tersedia.
  2. Neraca Saldo memakai transaksi yang sudah dibukukan (Posted/Reversed), bukan draft. Periksa saldo awal, mutasi, saldo akhir dan keseimbangan debit/kredit.
  3. Pada workspace legacy khusus Super Admin, tab Neraca menunjukkan aset/kewajiban/aset neto, Aktivitas menunjukkan pendapatan/beban, dan Arus Kas menunjukkan pergerakan kas. Tab tersebut bukan menu tambahan untuk Staf/Kepala/Pimpinan.
  4. Periksa ringkasan dan status balance/mapping. Angka yang belum terklasifikasi memerlukan pemeriksaan Accounting; jangan menyimpulkan laporan final hanya dari satu metric.
  5. Klik akun atau tautan detail yang tersedia untuk menelusuri sumber ke Buku Besar/jurnal.
  6. Untuk cetak Buku Besar/Kas Harian, gunakan halaman laporan tersebut. Tab Neraca/Aktivitas/Arus Kas dan Laporan Detail di Laporan & Closing merupakan workspace legacy khusus Super Admin dengan permission terkait; minta laporan kepada penanggung jawab bila menu tidak tersedia.
  7. Pilihan Gabungan unit (live ledger) adalah agregasi jurnal unit. Konsolidasi yang memiliki eliminasi dikelola terpisah di tab Konsolidasi.
Neraca Saldo unit demo dengan scope dan rentang tanggal. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Laporan · 21

Pimpinan: memantau dashboard lintas unit

Pimpinan membaca laporan dan memantau kegiatan tanpa menjadi penginput atau approver jurnal.

Pimpinan

Menu: /dashboard (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Masuk dengan akun ber-role Pimpinan. Periksa bahwa scope mencakup Yayasan/lintas unit.
  2. Baca metric Dashboard. Gunakan shortcut Total jurnal, Jurnal posted, atau Menunggu review untuk membuka daftar sesuai status.
  3. Pada Dashboard manajemen per lembaga, pilih Unit dan Tahun anggaran lalu terapkan filter. Periode berjalan mengikuti kalender masing-masing unit: SPA Juli–Juni; Yayasan/ASR/PBA Agustus–Juli. Angka manajemen menggunakan jurnal Posted dengan basis tanggal dibukukan.
  4. Jika angka perlu penjelasan, buka Buku Besar lalu detail jurnal sumber. Hubungi Kepala Unit/Accounting untuk koreksi; role Pimpinan tidak mem-posting transaksi.
  5. Bandingkan saldo Kas/Bank, pendapatan, beban dan surplus/defisit per lembaga. Saldo kas mengambil COA kas/bank dari GL; tidak semua aset lancar dianggap kas. Gunakan Jurnal, Buku Besar, Neraca Saldo, Anggaran Bulanan dan RAPB sesuai menu Anda untuk penelusuran.
  6. Gunakan Cetak/Export Excel pada halaman laporan jika tersedia. Budget & Dana, Karantina, Transaksi Kas/Bank legacy serta Laporan & Closing tidak dibuka untuk role Pimpinan.
Dashboard Pimpinan dengan scope global dan menu pemantauan. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Perencanaan biaya · 22

Mengisi Permohonan Biaya bulanan

Anggaran Bulanan adalah perencanaan, bukan jurnal atau persetujuan pencairan.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting YayasanPimpinan

Menu: /anggaran-bulanan (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Anggaran Bulanan. Unit otomatis terpilih jika hanya satu dalam scope; untuk input, pilih satu unit yang menjadi tanggung jawab Anda.
  2. Pilih Bulan yang dimohonkan, misalnya Oktober 2026, lalu Terapkan Filter. Kolom Realisasi Bulan September adalah pembanding bulan sebelumnya, bukan realisasi Oktober.
  3. Semua akun beban 5-* tersedia. Realisasi pembanding adalah debit dikurangi kredit berdasarkan tanggal dibukukan, mencakup draft/menunggu review dan transaksi yang sudah dibukukan; bukan angka posted-only.
  4. Jika permission input tersedia dan periode terbuka, klik angka pada Permohonan Biaya, isi nominal, lalu ikon Simpan. Ikon Batal atau Escape membatalkan perubahan. Helper ribuan membantu membaca angka; periksa dua angka desimal.
  5. Simpan setiap sel dan tunggu berhasil sebelum pindah filter. Jika konflik versi muncul, cocokkan nilai terbaru; jangan menimpa perubahan rekan tanpa pemeriksaan.
  6. Klik Cetak setelah data sesuai. Judul Permohonan Biaya Bulan mengikuti bulan pilihan; tabel hanya menyembunyikan akun jika permohonan dan realisasi keduanya nol. Baris Jumlah dan tanda tangan mengikuti unit.
  7. Cetak Rekapitulasi menampilkan kelompok mata anggaran dan kolom Yayasan/AKPELNI/ASRAMA/SMK serta Jumlah, hanya dalam scope Anda. Rekap tidak memberikan akses ke unit lain.
  8. Jika periode terkunci atau role hanya membaca (misalnya Pimpinan), jangan mencoba mengisi nominal. Hubungi Accounting untuk meninjau periode atau hak input.
Anggaran Bulanan: unit, bulan permohonan, nilai permohonan dan realisasi bulan sebelumnya. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Klik nominal, isi Permohonan Biaya, lalu gunakan ikon Simpan atau Batal. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Perencanaan biaya · 23

Melihat dan mengisi RAPB tahunan

RAPB menyimpan pagu tahunan per unit dan akun; tidak membuat jurnal atau mencairkan uang.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting YayasanPimpinan

Menu: /laporan-rapb (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Laporan RAPB. Pilih satu unit dan Tahun anggaran terdaftar, lalu cari kode/nama akun bila diperlukan. Scope satu unit otomatis terpilih.
  2. Kalender SPA adalah Juli–Juni; Yayasan, ASR dan PBA Agustus–Juli. Tahun dan realisasi pembanding mengikuti kalender unit, bukan satu rentang seragam untuk semua.
  3. Baca kolom RAPB, Realisasi Anggaran, dan Saldo Anggaran. Realisasi pembanding kumulatif tahun sebelumnya memakai debit dikurangi kredit, termasuk draft/menunggu review; Saldo Anggaran adalah pagu dikurangi realisasi pembanding.
  4. Jika memiliki izin input dan periode RAPB terbuka, klik nominal RAPB, isi nilai, lalu ikon Simpan. Batal/Escape tidak menyimpan. Tunggu hasil sebelum berpindah halaman/filter.
  5. Tampilan Semua unit merupakan agregat baca-saja. Pilih unit tertentu untuk input; Pimpinan tetap baca-saja. Akun/sel tanpa izin edit tidak dapat diubah.
  6. Jika periode RAPB dikunci, minta Accounting meninjau Pengelolaan Periode → RAPB Tahunan. Jangan membuat pagu pada tahun/unit lain untuk melewati penutupan.
RAPB per unit/tahun dengan pagu dan realisasi pembanding. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Perencanaan biaya · 24

Accounting: membuka atau mengunci periode anggaran

Pengelolaan Periode menyatukan tampilan, tetapi lock pembukuan, bulanan, dan RAPB tetap terpisah.

Accounting Yayasan

Menu: /periode-anggaran?kind=monthly (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Pengelolaan → Pengelolaan Periode. Halaman awal membuka Periode Akuntansi. Untuk Permohonan Biaya, pilih tab Anggaran Bulanan; untuk pagu tahunan pilih RAPB Tahunan.
  2. Pilih unit dan bulan/tahun, status serta pencarian yang diperlukan, lalu Terapkan Filter. Pada tab bulanan, periode ditulis sebagai nama bulan dan tahun.
  3. Periksa status Dibuka/Ditutup. Gunakan aksi Buka atau Kunci pada baris terkait; untuk beberapa baris, gunakan checkbox dan tombol Buka Terpilih / Kunci Terpilih.
  4. Baca daftar unit/periode pada modal konfirmasi. Pembukaan kembali memerlukan alasan. Jika versi sudah berubah, muat ulang dan periksa status terbaru sebelum mengulang.
  5. Kunci Anggaran Bulanan hanya menghentikan perubahan permohonan pada bulan/unit terkait; kunci RAPB hanya menghentikan perubahan pagu tahun/unit terkait. Keduanya tidak otomatis mengunci jurnal.
  6. Sebaliknya, tab Periode Akuntansi mengontrol pembukuan dan tetap memakai lock per kalender. Konfirmasi menampilkan semua unit terdampak, walaupun filter hanya satu unit.
  7. Pastikan pesan sukses dan status baru sebelum memberi tahu pengguna. Jangan mengubah data yang sudah terkunci melalui database.
Periode Anggaran Bulanan dengan status, aksi dan pilihan massal. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Cetak panduan · 25

Mencetak seluruh panduan atau sesuai role

Panduan dapat dicetak tanpa login, termasuk langkah, alur proses, screenshot dan troubleshooting.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting YayasanPimpinanSuper Admin

Menu: /panduan-pengguna (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Di bagian atas panduan, cari pilihan Cakupan cetak. Pilih Seluruh isi untuk mencetak semua role/topik, atau Sesuai role/pencarian untuk mencetak hasil filter yang sedang Anda baca.
  2. Untuk panduan khusus role, pilih role dan kata kunci dahulu, lalu pilih cakupan Sesuai role/pencarian. Periksa jumlah topik yang ditampilkan.
  3. Klik Cetak (A4). Tunggu screenshot disiapkan; aplikasi membuka dialog cetak browser. Alur dan jawaban troubleshooting yang disertakan otomatis dibuka agar terbaca.
  4. Pilih A4, Portrait, lalu periksa pratinjau. Pilih printer untuk kertas atau Simpan sebagai PDF. Panduan lengkap cukup panjang; perhatikan jumlah halaman sebelum mencetak.
  5. Daftar isi berada di bagian awal hasil cetak dan mengikuti cakupan yang dipilih. Nomor daftar isi adalah nomor topik yang sama dengan petunjuk. Pada PDF, klik judul daftar isi untuk berpindah ke topik; nomor halaman dicetak otomatis di bagian bawah.
  6. Setiap topik dimulai di halaman baru. Topik panjang dapat berlanjut ke halaman berikut; screenshot beserta caption tidak dipotong antarhalaman. Gunakan Chrome/Edge terbaru untuk nomor halaman otomatis; jika browser lain tidak menampilkannya, aktifkan Header dan footer bawaan browser.
  7. Jika perlu menghilangkan URL/jam bawaan browser, matikan Header dan footer pada pengaturan cetak browser. Itu berbeda dari judul panduan yang dicetak.
  8. Setelah selesai atau Batal, filter role/pencarian dan keadaan panel kembali seperti semula. Tanpa JavaScript, gunakan menu Cetak browser untuk membaca/mencetak topik yang tersedia.
Kembali ke pencarian ↑

Master & referensi · 26

Accounting: membuat dan mengatur COA

COA kanonis dipakai bersama seluruh unit. Cari akun existing sebelum menambah akun baru.

Accounting Yayasan

Menu: /coa (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Chart of Accounts. Cari kode atau nama akun untuk memastikan akun yang dibutuhkan belum ada.
  2. Klik + Tambah COA. Isi Kode akun yang unik dan Nama akun yang mudah dipahami. Jangan membuat kode duplikat untuk setiap lembaga karena COA dipakai bersama.
  3. Pilih Jenis akun: Aset, Liabilitas, Aset Neto/Ekuitas, Pendapatan, Beban, atau Lainnya. Tentukan Saldo normal sesuai kebijakan Accounting.
  4. Atur Dapat dipakai dalam anggaran, Dapat dipilih untuk posting manual, dan Akun aktif sesuai kebutuhan. Akun grouping/kontrol tidak otomatis boleh dipakai untuk jurnal manual.
  5. Klik Simpan COA. Cari kembali kode tersebut dan pastikan status serta penggunaan benar.
  6. Untuk mengubah akun, gunakan aksi pada tabel. Periksa penggunaan historis; jangan mengubah klasifikasi akun terpakai tanpa analisis Accounting.
  7. Jika perlu pembatasan per unit, buka pengaturan unit akun sesuai aksi yang tersedia dan atur izin unit. Penonaktifan akun tidak menghapus transaksi historis.
Daftar COA dan pencarian akun. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Tambah COA: kode, nama, jenis, saldo normal, serta penggunaan. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Master & referensi · 27

Accounting: membuat referensi Jurnal Khusus

Buat pola transaksi yang mengisi modal kas existing dengan scope unit/role yang ditentukan.

Accounting Yayasan

Menu: /referensi/jurnal-khusus (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka kelompok Pengelolaan → Jurnal Khusus. Cari template existing dan gunakan filter unit/status agar tidak membuat pola ganda.
  2. Klik + Tambah Jurnal Khusus. Isi Kode unik, Nama jurnal khusus, dan Alur transaksi Kas masuk/Kas keluar.
  3. Tentukan Status Draft jika belum siap. Untuk template ini, tanggal berlaku opsional masih tersedia; isi hanya jika pola harus dibatasi tanggal.
  4. Centang Unit pengguna dan Role pengguna. Contoh DU SPA hanya untuk SPA dengan role Staf, Kepala Unit, dan Accounting.
  5. Klik + Tambah Rincian. Pilih akun kanonis, isi uraian default, nominal default jika diperlukan, aturan Wajib/opsional, dan urutan setiap rincian.
  6. Akun yang sama boleh muncul pada rincian berbeda. Pastikan uraian dan urutannya jelas; pengguna transaksi boleh mengubah uraian, tetapi akunnya mengikuti template.
  7. Simpan dan periksa kembali. Ubah status Aktif ketika mapping/scope telah benar agar muncul pada dropdown Jurnal sesuai akses.
  8. Nonaktifkan template yang tidak dipakai lagi. Perubahan master tidak menulis ulang draft atau jurnal lama yang sudah mempunyai snapshot.
Referensi Jurnal Khusus dengan filter unit/status. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Modal template: identitas, scope pengguna, dan rincian transaksi. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Master & referensi · 28

Accounting: Master Kas dan Rekening Bank

Master menghubungkan kas/rekening dengan COA dan unit serta verifikasi saldo.

Accounting Yayasan

Menu: /treasury/master (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Master Kas & Bank. Pilih tab Master Kas atau Rekening Bank. Cari kode/nama dan gunakan filter unit/status.
  2. Klik + Tambah master, atau buka aksi edit pada master existing. Pilih jenis, unit pemilik/operasional, dan COA kanonis yang sesuai.
  3. Untuk kas, isi Kode kas dan Nama kas. Untuk bank, isi nama bank, cabang jika perlu, nama pemilik rekening, dan empat digit terakhir; jangan memasukkan nomor rekening lengkap ke kolom masked.
  4. Isi cutoff (tanggal saldo acuan), tanggal efektif, saldo bukti dan penyesuaian rekonsiliasi sesuai dokumen. Tanggal dapat berbeda per unit/periode; jangan menyalin contoh ke seluruh rekening.
  5. Bandingkan saldo GL yang dihitung server dengan saldo bukti. Jelaskan selisih di catatan; perubahan master bukan pengganti jurnal saldo awal.
  6. Simpan sebagai Draft, unggah bukti yang dipersyaratkan ke penyimpanan privat, kemudian jalankan verifikasi Accounting sesuai aksi/status yang tersedia.
  7. Aktifkan hanya setelah persyaratan identitas, saldo, bukti, maker-checker dan periode lulus. Rekening yang pernah diberi pengecualian saldo awal mengikuti catatan exception, bukan izin umum untuk rekening baru.
  8. Master Aktif yang sesuai unit/efektif dapat dipilih untuk transaksi. Master Inactive/Closed tidak digunakan untuk transaksi baru. Jika akun terkunci seperti aturan legacy 112171, lengkapi bukti dan konfirmasi Accounting.
Master Kas & Bank dengan tab, status, saldo bukti, saldo GL, dan selisih. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Form master kas dan pengaturan rekonsiliasi. Pilih jenis Bank untuk mengisi identitas rekening masked. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Modul legacy administrator · 29

Super Admin: workspace Transaksi Kas & Bank legacy

Akses modul ini dibatasi Super Admin dengan permission terkait. Input rutin Staf/Kepala/Accounting menggunakan menu Jurnal.

Super Admin

Menu: /treasury/transaksi (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Transaksi Kas & Bank. Cari transaksi yang sudah ada sebelum membuat baru.
  2. Klik tombol Buat transaksi yang tersedia. Pilih KM (kas masuk), KK (kas keluar), BM (bank masuk), BK (bank keluar), TRF (transfer dalam unit), atau REK (penyesuaian rekonsiliasi).
  3. Pilih unit dan tanggal, referensi, serta uraian. Jenis transaksi, unit, dan nomor terkunci setelah draft dibuat.
  4. Pilih master aktif pada unit yang sama. KM/KK memakai Kas; BM/BK memakai Bank. Untuk TRF pilih master sumber/tujuan berbeda dalam unit yang sama.
  5. Isi akun lawan dan nominal, atau nominal transfer sesuai form. Untuk REK tentukan arah dan alasan rekonsiliasi yang diwajibkan.
  6. Jika aksi tersedia sesuai permission, simpan Draft, tambahkan bukti dan ajukan review. Pemeriksaan dilakukan melalui workspace administrator yang berwenang; akses halaman tidak otomatis memberikan hak posting.
  7. Posting, pengembalian, void/reversal dilakukan melalui workspace transaksi ini. Jangan mengedit jurnal treasury dari form Jurnal umum.
  8. Jurnal terkait dapat dibuka untuk penelusuran. Jangan input ulang transaksi yang sama di Kas Masuk/Kas Keluar menu Jurnal.
Workspace legacy Transaksi Kas/Bank melalui role administrator yang diizinkan. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Modul legacy administrator · 30

Super Admin: Budget & Dana legacy

Modul legacy administrator ini berbeda dari Anggaran Bulanan dan RAPB pada menu Akuntansi; aksi tetap memerlukan permission masing-masing.

Super Admin

Menu: /budget (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Budget & Dana, pilih tab Budget, lalu + Buat draft jika permission tersedia.
  2. Pilih unit dan tahun fiskal. Isi judul budget serta catatan yang menjelaskan kegiatan/tujuan.
  3. Tambahkan Baris budget. Pilih COA yang mengizinkan budgeting, uraian, sumber dana dan nilai pada setiap baris.
  4. Periksa jumlah seluruh baris. Simpan draft, lalu buka detail untuk memastikan data tersimpan.
  5. Jika aksi tersedia, ajukan kepada checker berizin melalui workspace administrator. Maker-checker dana berbeda dari posting langsung di menu Jurnal; jangan menambah role untuk melewatinya.
  6. Budget yang sudah aktif/approved menjadi acuan permintaan dana. Jangan menganggap draft budget sudah dapat dipakai untuk pencairan.
Workspace Budget & Dana legacy, bukan halaman Anggaran Bulanan/RAPB. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Modul legacy administrator · 31

Modul legacy: permintaan dana dan uang muka

Hanya tersedia melalui workspace administrator. Tahap pencairan memerlukan permission khusus, bukan akses otomatis seluruh role.

Super Admin

Menu: /budget (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Pilih tab Permintaan Dana. Klik + Buat draft, isi unit, tanggal permintaan, dan keperluan.
  2. Tambahkan item dari baris budget aktif. Isi uraian dan nilai; periksa ketersediaan anggaran.
  3. Simpan lalu ajukan review. Checker memeriksa dan menyetujui atau mengembalikan dengan catatan.
  4. Jika permission pencairan tersedia pada workspace administrator, buka permintaan disetujui lalu aksi Pencairan. Pilih tanggal, master kas/bank aktif, nominal dan akun uang muka sesuai form; akses baca saja tidak cukup.
  5. Posting pencairan menghasilkan debit akun uang muka dan kredit Kas/Bank. Pencairan belum otomatis menjadi beban/aset final.
  6. Buka tab Pencairan untuk memantau uang muka terbuka. Pengusul berizin menyiapkan realisasi dan LPJ melalui workspace administrator; role Staf reguler menggunakan menu Jurnal, bukan modul legacy ini.
Tab Permintaan Dana dan draft permintaan. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Modul legacy administrator · 32

Modul legacy: realisasi dan LPJ

Alur dana/LPJ legacy hanya dapat dibuka administrator dan tetap mengikuti permission tindakan serta maker-checker.

Super Admin

Menu: /budget (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Budget & Dana → Realisasi. Pilih pencairan terbuka yang sesuai kegiatan/unit.
  2. Tambahkan baris realisasi: akun beban/aset yang benar, tanggal, uraian, nilai, dan bukti sesuai persyaratan workflow.
  3. Periksa total realisasi terhadap uang muka. Tangani pengembalian/kekurangan sesuai keputusan Accounting, bukan menambah baris palsu agar tampak balance.
  4. Pilih tab LPJ, buat draft laporan untuk pencairan yang realisasinya lengkap. Isi tanggal laporan dan catatan.
  5. Simpan, periksa detail, lalu Ajukan. Checker memeriksa seluruh realisasi, bukti, dan kesesuaian total; penolakan harus ditindaklanjuti maker.
  6. Setelah approval LPJ, sistem membentuk jurnal reklasifikasi dan memperbarui status uang muka. Periksa jurnal tertaut dan saldo yang tersisa.
  7. Jangan membuat jurnal beban kedua kali jika reklasifikasi sudah dihasilkan workflow LPJ.
Tab LPJ pada workspace Budget & Dana. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Aset & penyusutan · 33

Accounting: kebijakan penyusutan

Kebijakan menetapkan umur manfaat, nilai akhir, akun akumulasi, dan beban penyusutan.

Accounting Yayasan

Menu: /aset-tetap?tab=policies (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Aset Tetap → Kebijakan. Cari kode/nama kategori yang sesuai sebelum menambah. Contoh Meubel berbeda umur manfaatnya dari perangkat IT.
  2. Klik + Tambah Kebijakan. Isi kode kategori unik dan nama yang jelas. Akun aset pembelian tetap dipilih di jurnal; form ini hanya memilih akun akumulasi dan beban penyusutan.
  3. Cari/pilih Akun akumulasi penyusutan dan Akun beban penyusutan melalui combo box. Periksa sumber pendanaan; beban existing dibedakan Non Dana Pembangunan, Dana Pembangunan, dan Aset Sumbangan.
  4. Isi Masa manfaat (tahun). Tentukan Aturan residu: Nol, Nominal, atau Persentase; isi Nilai residu/persentase sesuai keputusan Accounting.
  5. Metode yang tersedia adalah garis lurus, mulai siap digunakan, dengan prorata harian bulan pertama. Tidak ada batas kapitalisasi atau tanggal berlaku pada form kebijakan.
  6. Simpan dengan toggle Nonaktif jika belum ditinjau. Aktifkan setelah parameter disetujui agar dapat dipilih pengguna. Tabel menampilkan Tahun (bulan), Nilai akhir, dan badge status.
  7. Kebijakan belum digunakan dapat Edit meskipun Aktif. Jika sudah dirujuk kartu aset, gunakan Lihat / Salin revisi; nonaktifkan versi lama untuk penggunaan baru tanpa mengubah snapshot aset aktif.
Daftar kebijakan: kode/nama terpisah, umur manfaat, nilai akhir, status, dan ikon. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Tambah Kebijakan dengan masa manfaat dalam tahun dan toggle Aktif. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Aset & penyusutan · 34

Membeli meja/aset tanpa input dua kali

Jurnal mencatat pembelian sekali. Kartu aset melengkapi identitas barang dan kebijakan penyusutannya.

Staf LembagaKepala Unit LembagaAccounting Yayasan

Menu: /jurnal (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Jika langsung dibayar, buat Kas Keluar dan pilih kas/rekening yang membayar. Jika pembelian kredit, buat Jurnal Umum dengan akun utang sebagai kredit.
  2. Pilih akun aset yang sesuai. Contoh meja kantor: debit 1-221.4 Inventaris Kantor. Isi nominal pembelian dan uraian yang jelas.
  3. Tambahkan bukti transaksi, kemudian centang Daftarkan pembelian ini sebagai aset tetap pada card Pencatatan Aset Tetap di bawah Bukti Transaksi.
  4. Pilih Baris jurnal sumber yang merupakan debit aset. Isi Nama aset, kategori/kebijakan, Lokasi, dan Tanggal siap digunakan. Default tanggal adalah hari ini (WIB), tetapi ubah jika tanggal sebenarnya berbeda; tidak boleh sebelum pembelian.
  5. Jika satu kartu memakai seluruh nilai baris, Nilai alokasi boleh kosong. Jika satu baris untuk beberapa kartu, Tambah kartu aset dan isi alokasi masing-masing; total harus tepat sama dengan nilai baris sumber.
  6. Jika kebijakan belum aktif/ditentukan, draft dapat disimpan sebagai belum lengkap. Hubungi Accounting sebelum aktivasi aset.
  7. Simpan dan ajukan/posting jurnal sesuai role. Jangan membuat jurnal pembelian kedua untuk barang yang sama.
  8. Accounting melanjutkan verifikasi kartu setelah jurnal sumber Posted. Setelah aset aktif, draft penyusutan bulanan disiapkan sistem.
Card Pencatatan Aset Tetap di bawah Bukti Transaksi. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Identitas kartu, kategori, tanggal siap digunakan, dan alokasi. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Aset & penyusutan · 35

Accounting: verifikasi dan aktivasi aset

Aktivasi menyimpan snapshot parameter dan memastikan pembelian sudah masuk buku besar.

Accounting Yayasan

Menu: /aset-tetap?tab=assets (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Aset Tetap → Daftar Aset. Filter unit dan status Draft, lalu cari nama aset.
  2. Buka detail kartu untuk memeriksa jurnal sumber, akun aset, nilai perolehan, unit, lokasi, dan tanggal siap digunakan.
  3. Jika data belum lengkap, pilih Lengkapi Data Aset atau buka jurnal sumber yang masih draft. Jurnal pembelian existing dapat ditautkan dari workspace aset jika disediakan.
  4. Pastikan jurnal sumber sudah Posted dan kebijakan kategori Aktif. Akun aset bersumber dari baris debit jurnal dan harus berbeda dari akun akumulasi.
  5. Klik Verifikasi. Periksa parameter. Jika Accounting mengubah nilai residu atau umur manfaat per aset, isi alasan override yang diperlukan.
  6. Klik Verifikasi & Aktifkan Aset. Tunggu pesan berhasil; kartu menjadi Aktif dan snapshotnya tersimpan.
  7. Periksa detail/estimasi bulan pertama. Estimasi belum berarti jurnal penyusutan sudah Posted. Perubahan master berikutnya tidak mengubah snapshot kartu aktif.
Daftar Aset dengan filter, nilai perolehan, akumulasi, dan nilai buku. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Dialog verifikasi aset dan penyesuaian beralasan. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Aset & penyusutan · 36

Accounting: draft penyusutan bulanan dan posting

Sistem menyiapkan draft untuk bulan yang sudah selesai; Accounting memeriksa sebelum posting.

Accounting Yayasan

Menu: /aset-tetap?tab=depreciation (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Aset Tetap → Penyusutan. Pilih unit, bulan, dan status untuk melihat draft yang disiapkan scheduler.
  2. Jika perlu menyiapkan ulang/susulan, isi periode pada Siapkan ulang / susulan periode, lalu klik Siapkan Draft. Pilih bulan yang sudah selesai dan periode terbuka.
  3. Aset harus Aktif, jurnal sumber Posted, akun valid, dan tanggal siap digunakan lengkap. Pesan kegagalan menjelaskan aset yang belum memenuhi syarat.
  4. Periksa nominal: garis lurus memakai nilai perolehan dikurangi nilai akhir, dibagi masa manfaat; bulan pertama dihitung harian sejak siap digunakan.
  5. Centang draft yang telah diperiksa dan gunakan tombol posting pada tab ini. Jurnal penyusutan tidak diposting melalui fitur massal menu Jurnal.
  6. Periksa status Posted dan jurnal sumbernya. Debit adalah Beban Penyusutan, kredit Akumulasi Penyusutan.
  7. Buka Daftar Aset untuk melihat akumulasi/nilai buku yang telah berkurang oleh penyusutan Posted. Menjalankan persiapan ulang tidak membuat jurnal ganda aset/periode.
Tab Penyusutan: persiapan draft dan daftar periode aset. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Closing & konsolidasi · 37

Accounting: mengelola periode pembukuan

Tanggal dibukukan menentukan periode. Lock pembukuan berbeda dari lock Anggaran Bulanan/RAPB.

Accounting Yayasan

Menu: /periode-anggaran?kind=accounting (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Pengelolaan → Pengelolaan Periode. Tab awal adalah Periode Akuntansi. Pilih unit, bulan/status atau pencarian yang diperlukan; URL /periode tetap mengarah ke menu ini.
  2. Periksa rentang tanggal dan status. Open mengizinkan pencatatan/posting; Soft Locked mengunci sementara; Closed adalah tutup final.
  3. Untuk menghentikan perubahan sementara, gunakan Kunci sementara pada baris yang sesuai. Checkbox dan Buka Terpilih / Kunci Terpilih dapat digunakan sesuai izin. Pada konfirmasi, periksa seluruh unit terdampak: lock tetap per kalender meskipun tabel difilter satu unit.
  4. Selesaikan draft, review, rekonsiliasi, dan readiness sebelum tutup final. Jangan memilih Closed hanya agar pesan error pada laporan hilang.
  5. Untuk Tutup final, baca dialog konfirmasi, alasan, dan checklist yang diwajibkan. Proses mengikuti validasi closing server.
  6. Periode Closed tidak dapat dibuka kembali melalui operasi biasa. Koordinasikan koreksi dengan Accounting dan administrator, gunakan periode/koreksi resmi.
Pengelolaan Periode terpadu: tab Akuntansi, Anggaran Bulanan, dan RAPB. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Modul legacy administrator · 38

Super Admin: workspace closing dan konsolidasi legacy

Workspace ini dibatasi Super Admin. Akses halaman tidak otomatis memberi hak persetujuan/closing; setiap aksi tetap divalidasi.

Super Admin

Menu: /laporan-keuangan (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Laporan & Closing sebagai Super Admin yang diizinkan. Pilih scope unit dan tanggal, lalu Terapkan Filter. Tab serta tindakan mengikuti permission, tidak semuanya selalu tersedia.
  2. Jika tab Closing tersedia, baca status readiness, checklist dan exception. Persiapan, pengajuan, review dan hard close mempunyai permission serta validasi tersendiri; akses halaman baca tidak cukup.
  3. Jangan memakai persetujuan jurnal satuan sebagai pengganti readiness closing. Koordinasikan pekerjaan dengan penanggung jawab Accounting/operator melalui proses resmi, bukan mengganti role untuk melewati batas modul.
  4. Jika tab Konsolidasi tersedia, periksa periode, cakupan run, akun antar-unit, eliminasi dan status review. Gabungan live ledger berbeda dari consolidation run historis dengan eliminasi.
  5. Jika Mapping tersedia dan ada permission pengelolaan, periksa kategori arus kas, peran akun, penandaan kas/antar-unit serta pair key sesuai kebijakan. Tanpa izin tindakan, gunakan hanya untuk penelusuran.
  6. Baca status run, exception dan rekonsiliasi sebelum menggunakan hasil sebagai laporan final. Staf/Kepala/Accounting/Pimpinan reguler tidak membuka workspace legacy ini; gunakan menu laporan utama sesuai role.
Kembali ke pencarian ↑

Modul legacy administrator · 39

Super Admin: transaksi kas histori yang dikarantina

Workspace histori dibatasi administrator; review/konversi masih memerlukan permission dan validasi sendiri.

Super Admin

Menu: /migration/cash-quarantine (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Karantina Transaksi jika menu/permission tersedia. Gunakan pencarian dan filter unit/status.
  2. Buka detail data sumber. Periksa arah kas, tanggal, nominal, identitas unit, dan informasi legacy.
  3. Tentukan unit, COA, master kas/bank serta klasifikasi sesuai hasil pemeriksaan. Isi catatan review yang menjelaskan keputusan.
  4. Simpan review sebelum konversi; workflow maker/checker tetap mengikuti aturan yang ditampilkan.
  5. Gunakan Konversi ke Draft jika seluruh persyaratan lulus. Buka jurnal hasil konversi, lengkapi bukti/rincian, lalu ajukan atau posting melalui alur normal.
  6. Jangan mengonversi ulang item yang sudah memiliki jurnal; gunakan referensi tertaut untuk menghindari duplikasi.
Workspace Karantina Transaksi untuk penanganan histori. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Administrasi · 40

Super Admin: menambah dan mengubah pengguna

Kelola akun dengan satu role dan satu unit utama. Perubahan akses harus sesuai tanggung jawab pengguna.

Super Admin

Menu: /manajemen-pengguna (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Manajemen Pengguna. Cari nama/username dan periksa pagination agar tidak membuat akun ganda.
  2. Klik Tambah Pengguna di card Daftar pengguna. Modal terbuka; isi Username dan Nama lengkap, serta Email jika diperlukan.
  3. Pilih Role dan Unit utama. Contoh staf SPA: Staf Lembaga dengan unit SPA; jangan memilih Accounting untuk staf hanya agar semua menu terlihat.
  4. Pilih Status Aktif jika akun siap digunakan, lalu klik Buat pengguna. Aplikasi menampilkan password sementara sesuai alur akun; sampaikan secara privat kepada pemilik.
  5. Untuk mengubah pengguna, klik Ubah pada barisnya. Periksa username, nama, email, role, unit, dan status lalu Simpan perubahan.
  6. Perubahan role/unit/status dapat mencabut sesi lama pada request berikutnya. Informasikan pengguna agar login kembali bila diminta.
  7. Nonaktifkan akun yang tidak digunakan; jangan menghapus identitas yang sudah mempunyai transaksi/audit. Sistem melindungi akun administrator terakhir dan perubahan akun sendiri tertentu.
Daftar pengguna demo dengan pencarian, Ubah, dan Login as. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Modal Tambah Pengguna: identitas, role, unit, dan status. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Administrasi · 41

Super Admin: reset password dan login-as

Gunakan untuk membantu pengguna yang kesulitan, dengan tetap membaca scope dan identitas sesi.

Super Admin

Menu: /manajemen-pengguna (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Cari pengguna di Manajemen Pengguna lalu klik Ubah. Pastikan username dan unit benar sebelum memilih Reset password & cabut sesi.
  2. Konfirmasikan reset sesuai layar. Password baru ditampilkan melalui alur sementara; berikan secara privat. Jangan menyalinnya ke panduan atau chat umum.
  3. Reset pada UI ini mencabut sesi pengguna. Beri tahu bahwa pengguna perlu login kembali; kebijakan penggantian saat login mengikuti konfigurasi akun.
  4. Untuk membantu melihat masalah, gunakan Login as pada baris pengguna. Sesi memperoleh akses sesuai pengguna target, sehingga tindakan input/posting tetap dapat memengaruhi data.
  5. Baca banner Login-as dan unit target sebelum melakukan tindakan. Seluruh tab pada sesi browser yang sama mengikuti perpindahan identitas.
  6. Klik Kembali ke Super Admin pada banner setelah selesai. Audit mencatat identitas target dan administrator asli; jangan menganggap login-as sebagai sesi tanpa jejak.
Modal Ubah Pengguna dan tindakan reset. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Banner login-as dan tombol kembali ke Super Admin. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Administrasi · 42

Super Admin: mengatur Role & Permission

Matriks menentukan hak akses. Permission berkunci menjaga aturan sistem dan tidak dapat diubah sembarangan.

Super Admin

Menu: /manajemen-rbac (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Buka Role & Permission. Baca lima role baku serta scope pada header kolom.
  2. Jika layar meminta Verifikasi ulang, isi password administrator saat ini dan lakukan verifikasi. Pengaturan RBAC dapat memerlukan verifikasi walaupun halaman pengguna tidak memintanya.
  3. Cari grup modul/permission yang akan diubah. Periksa fungsi permission dan role tujuan; jangan memberikan hak global untuk menyelesaikan satu masalah unit.
  4. Centang atau batalkan hanya permission yang dapat diedit. Ikon kunci menandai permission yang dilindungi kebijakan.
  5. Klik Simpan role pada kolom/role terkait dan tunggu hasil. Perubahan berlaku pada request berikutnya sesuai kebijakan sesi.
  6. Uji akses bersama pemilik role atau gunakan login-as secara terkendali. Pastikan role lain tetap dapat melakukan pekerjaan yang semestinya.
Matriks Role & Permission dan permission yang dilindungi. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Administrasi · 43

Super Admin: backup aplikasi dan database

Backup adalah salinan cadangan aplikasi dan database, bukan salinan laporan Excel. Hanya Super Admin dengan izin Backup dapat mengelolanya.

Super Admin

Menu: /backup (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Login sebagai Super Admin sendiri, lalu buka Administrasi → Backup. Jika sedang login-as sebagai role lain, kembali ke Super Admin dahulu. Accounting, Kepala, Staf dan Pimpinan tidak mempunyai akses halaman ini.
  2. Periksa ringkasan Jadwal harian, Retensi, Penyimpanan S3 dan Isi arsip. Jadwal harian adalah pukul 02.00 WIB; antrean diproses worker setiap 5 menit. Penyimpanan S3 harus berstatus Siap sebelum meminta backup manual.
  3. Untuk membuat salinan tambahan, klik Backup Sekarang satu kali. Pesan Permintaan backup diterima berarti masuk antrean, belum berarti selesai. Tidak perlu membuat backup manual setiap hari karena ada jadwal otomatis.
  4. Di Riwayat Backup, pantau status Antrean → Diproses → Berhasil. Gunakan filter Status, Muat ulang, serta Sebelumnya/Berikutnya untuk mencari proses. Halaman juga memperbarui riwayat berkala selama tab aktif.
  5. Status Berhasil disertai ukuran dan SHA-256, yaitu sidik jari arsip untuk pemeriksaan integritas. Hanya backup Berhasil menyediakan tombol Unduh ZIP. Jika Gagal, baca keterangan; sistem mencoba ulang hingga tiga percobaan, dengan jeda. Jika antrean terus tertahan atau gagal berulang, hubungi operator server, jangan menekan Backup Sekarang terus-menerus.
  6. Klik Unduh ZIP pada backup Berhasil bila benar-benar dibutuhkan. Tautan unduhan privat berlaku 5 menit dan aktivitas tercatat. Jika kedaluwarsa, kembali ke riwayat dan minta unduhan baru. Simpan ZIP di tempat aman, bukan grup chat atau folder publik.
  7. ZIP terenkripsi memuat aplikasi, dump database, manifest pemeriksaan dan petunjuk pemulihan. Mintalah kunci pemulihan melalui kanal aman kepada administrator server; kunci tidak ditampilkan di aplikasi dan jangan dimasukkan ke panduan atau dikirim bersama arsip.
  8. Retensi standar 30 hari; backup berhasil terakhir tetap dilindungi. Retensi selesai berarti arsip telah kedaluwarsa menurut kebijakan, sedangkan riwayatnya tetap tersedia. Lampiran transaksi tetap berada di penyimpanan S3 terpisah; secret server tidak berada di ZIP.
  9. Untuk pemulihan, hubungi operator server dan sebutkan waktu backup serta kejadian yang ingin dipulihkan. Tidak ada tombol restore produksi di halaman ini. Operator harus menguji arsip di lingkungan terisolasi dan meminta persetujuan sebelum mengubah produksi.
Halaman Backup: jadwal, penyimpanan privat, riwayat status dan Unduh ZIP menggunakan data contoh. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

Administrasi · 44

API, SSO, dan audit sistem: batas UI saat ini

Permission atau rencana integrasi tidak selalu berarti ada halaman pengelolaan yang sudah tersedia.

Super AdminAccounting Yayasan

Menu: /manajemen-pengguna (aplikasi, memerlukan login; tab baru)

  1. Gunakan Manajemen Pengguna dan Role & Permission untuk fungsi administrasi yang sudah tersedia di UI.
  2. Pemeriksaan riwayat jurnal dilakukan pada detail transaksi. Untuk audit sistem lengkap, minta pemeriksaan operasional administrator melalui kanal resmi.
  3. Backup aplikasi/database sudah tersedia di Administrasi → Backup, khusus Super Admin. Ikuti topik Backup pada panduan ini. Halaman pengaturan API/S3/OpenAI/SMTP dan pengelolaan SSO Google belum tersedia sebagai menu mandiri.
  4. Jangan mencari menu yang belum tersedia atau memakai kredensial server untuk menyelesaikan pekerjaan akuntansi. Pengaturan tersebut ditangani operator server sesuai runbook internal.
  5. Untuk permintaan pemulihan backup atau masalah integrasi, kirim unit, waktu kejadian, menu, pesan error, serta dampak yang terlihat. Jangan kirim password, token, nomor rekening lengkap, atau bukti privat ke halaman publik.
Menu administrasi yang tersedia saat ini: Manajemen Pengguna dan Role & Permission. Data contoh · klik gambar untuk memperbesar.
Kembali ke pencarian ↑

BANTUAN

Troubleshooting: saat sesuatu tidak berjalan

Mulai dari pesan yang paling mirip. Hindari membuat transaksi baru untuk menggantikan transaksi yang statusnya belum jelas.

Backup tidak terlihat / tidak bisa dibuka

Menu Administrasi → Backup hanya untuk role efektif Super Admin dengan izin Backup. Saat login-as sebagai pengguna lain, kembali ke Super Admin. Minta administrator memeriksa akses; jangan memberikan hak global kepada Staf/Accounting hanya untuk mengunduh backup.

Backup tetap Antrean / Diproses atau Gagal

Antrean diperiksa setiap 5 menit. Gunakan Muat ulang dan baca status/keterangan. Bila tidak bergerak atau gagal berulang, laporkan waktu, status dan keterangan ke operator server untuk memeriksa worker/penyimpanan. Jangan menganggap pesan permintaan diterima sebagai bukti backup berhasil.

ZIP backup meminta password / unduhan kedaluwarsa

Arsip memang terenkripsi. Kunci pemulihan ditangani administrator server melalui kanal aman, bukan password login SIKA. Tautan unduh privat berlaku 5 menit; minta ulang dari backup Berhasil. Jangan membagikan arsip atau kuncinya secara publik.

Login gagal

Periksa username, huruf besar/kecil, Caps Lock, dan spasi. Jika masih gagal, minta reset Super Admin. Jangan mencoba password milik orang lain.

Menu tidak terlihat

Scroll sidebar; pada ponsel buka tombol menu. Jika masih tidak ada, cocokkan role/permission dan unit. Panduan tidak menambah permission.

Staf tidak menemukan tombol Posting

Posting mandiri hanya untuk draft buatan akun itu sendiri di unit primer dan jika permission Posting jurnal + Posting langsung draft sendiri aktif. Untuk draft orang lain, status Menunggu review atau izin tidak aktif, gunakan alur review. Draft dan pengajuan belum masuk GL.

Kepala tidak dapat memposting jurnalnya sendiri

Pastikan status Draft, pembuat adalah akun Anda, unit sesuai unit primer, serta Posting jurnal dan Posting langsung draft sendiri aktif. Jika sudah Menunggu review, mintakan posting kepada Accounting. Izin ini tidak mengubah workflow LPJ/Treasury.

Data kosong padahal transaksi sudah dibuat

Periksa pencarian, Akun/CoA, status, unit dan tanggal. Jurnal/Buku Besar memakai tanggal dibukukan; Kas Harian memakai tanggal transaksi. Buku Besar/Kas Harian status Semua dapat mencakup draft; Neraca Saldo dan saldo GL resmi hanya memakai transaksi yang sudah dibukukan.

Transaksi bertanda Perlu Revisi

Accounting telah mengembalikan transaksi posted untuk diperbaiki. Buka ikon edit, baca Alasan Accounting Yayasan, perbaiki lalu simpan/posting sesuai izin. Simpan Draft tidak menghilangkan penanda; penanda hilang setelah berhasil Posted.

Modul ini hanya tersedia untuk administrator

Transaksi Kas/Bank legacy, Budget & Dana, Karantina dan Laporan & Closing dibatasi Super Admin. Jangan mengganti role atau meminta akses global hanya agar menu muncul. Untuk transaksi harian gunakan Jurnal; untuk cetak gunakan Buku Besar/Kas Harian.

Unit langsung terpilih atau tidak bisa memilih lembaga lain

Jika scope hanya satu unit, filter otomatis memilih unit itu. Ini normal, bukan data hilang. Pilihan lintas unit mengikuti scope akun; form tambah/edit tetap mempunyai aturan pemilik sendiri.

Nominal anggaran tidak bisa diedit

Pilih satu unit, pastikan memiliki permission input anggaran, dan periksa status periode. Jika terkunci, minta Accounting meninjau pembukaan periode; jangan mengubah bulan/tahun untuk melewati lock.

Hanya muncul “Memuat…”

Tunggu koneksi, refresh satu kali, lalu periksa sesi login. Jika berulang, laporkan URL menu, waktu, role/unit dan screenshot error. Jangan input transaksi pengganti tanpa memeriksa nomor lama.

Tanggal dibukukan / periode ditolak

Pilih tanggal dalam periode Open sesuai kalender unit. Minta Accounting memeriksa periode; jangan mengubah tanggal transaksi agar menyembunyikan kejadian sebenarnya.

COA tidak ditemukan

Ketik kode/nama dan pilih hasil pencarian. Akun harus aktif, postable, diizinkan untuk input manual serta unit Anda. Minta Accounting memeriksa pengaturan.

Kas / rekening kosong atau “jenis master tidak valid”

Periksa unit, master aktif/efektif, dan jenis Kas/Bank. KM/KK menggunakan Kas, BM/BK menggunakan Bank. Jika data benar tetapi ditolak, laporkan nomor draft tanpa membuat duplikat.

Debit dan kredit tidak sama

Periksa jumlah/arah setiap baris. Jurnal Umum membutuhkan pasangan balance; form kas membentuk sisi master otomatis. Hindari nominal kosong, nol, negatif, atau kedua sisi dalam satu baris.

Uraian atau akun template tidak sesuai

Uraian transaksi dapat diedit. Akun mengikuti template; gunakan jurnal kas biasa untuk susunan lain atau minta Accounting merevisi master. Jangan mengubah akun lewat browser.

Sebagian posting massal gagal

Baca alasan per baris. Yang berhasil tetap Posted; perbaiki yang gagal dan pilih ulang hanya jurnal yang belum diposting. Filter/halaman berubah akan membersihkan pilihan.

Posting terputus / hasil tidak pasti

Tutup modal dan refresh daftar untuk memeriksa status sebenarnya. Jangan membuat ulang transaksi atau menekan posting berkali-kali. Retry yang tepat tidak menggandakan posting.

Versi berubah / konflik / form basi

Ada perubahan oleh pengguna atau proses lain. Muat ulang, cocokkan data terbaru, lalu masukkan kembali koreksi. Jangan menimpa perubahan pengguna lain.

Token keamanan / CSRF invalid

Refresh halaman dan login kembali bila diminta. Buka form terbaru lalu ulangi tindakan satu kali setelah mengecek status. Jangan menonaktifkan CSRF.

Bukti gagal unggah atau tidak bisa dibuka

Periksa jenis/ukuran file sesuai form serta koneksi. Akses bukti mengikuti role/scope. Tautan privat dapat kedaluwarsa; buka ulang dari detail, lalu hubungi administrator jika tetap gagal.

Kategori aset tidak muncul

Kebijakan harus Aktif. Draft aset boleh Belum ditentukan, tetapi aktivasi memerlukan kebijakan dan data lengkap. Minta Accounting mengaktifkan/memeriksa kategori.

Kebijakan penyusutan tidak dapat aktif / edit

Satu kode kategori hanya boleh mempunyai satu versi Aktif. Kebijakan terpakai memerlukan revisi; unused draft/aktif boleh Edit. Periksa versi lain sebelum membuat duplikat.

Tanggal siap digunakan ditolak

Default hari ini hanya bantuan. Isi tanggal barang sebenarnya siap dipakai; tanggal tidak boleh sebelum pembelian. Pastikan tanggal jurnal sumber benar.

Aset tidak dapat aktif / penyusutan tidak muncul

Pastikan pembelian Posted, kartu Aktif, lokasi/tanggal/kebijakan lengkap, akun valid, dan periode terbuka. Scheduler hanya menyiapkan bulan yang sudah selesai; draft belum mengurangi nilai buku.

Tidak menemukan tombol cetak Buku Besar

Buka Buku Besar, periksa unit, akun dan filter, lalu tampilkan data. Gunakan Cetak untuk rekap atau Cetak Detail untuk rincian transaksi; Export Excel tersedia untuk data olahan. Tombol dan scope tetap mengikuti izin pengguna.

PDF / halaman cetak tidak terbuka

Izinkan popup/unduhan untuk domain SIKA, periksa izin export dan akun/parameter laporan. Jika error 422 muncul, lengkapi pilihan laporan yang diminta.

Saldo laporan terlihat berbeda

Cocokkan unit, tanggal dibukukan, saldo awal, status jurnal dan jenis laporan. Gabungan live ledger berbeda dari konsolidasi yang sudah mempunyai eliminasi. Minta Accounting merekonsiliasi sumber.

Uang muka belum menjadi beban

Periksa realisasi dan approval LPJ. Pencairan awal memang dicatat sebagai uang muka; beban/aset final berasal dari reklasifikasi setelah LPJ disetujui.

Sesi berpindah atau diminta login ulang

Periksa banner login-as, perubahan role/unit/status, reset password, dan masa sesi. Keluar login-as atau login ulang dengan akun sendiri sesuai instruksi administrator.

KAMUS

Istilah yang sering muncul

COA
Daftar akun bersama yang dipilih untuk mengelompokkan pencatatan.
Scope
Cakupan unit/data yang boleh diakses role Anda.
Draft
Data tersimpan yang masih dapat diperbaiki dan belum masuk buku besar.
Menunggu review
Draft sudah diajukan kepada pemeriksa; belum masuk buku besar.
Posted
Jurnal sudah dibukukan dan memengaruhi laporan.
Reversal
Jurnal pembalik untuk menetralkan pencatatan sebelumnya.
Void
Pembatalan transaksi melalui kontrol pembalikan dan audit.
Debit / Kredit
Dua sisi pencatatan; total jurnal harus sama. Bukan selalu berarti masuk/keluar untuk semua akun.
Tanggal transaksi
Tanggal kejadian bisnis sebenarnya.
Tanggal dibukukan
Tanggal pencatatan yang menentukan periode laporan/pembukuan.
Cutoff
Tanggal saldo acuan, misalnya untuk rekonsiliasi atau saldo awal.
Maker / checker
Pembuat dan pemeriksa/pemberi persetujuan sesuai workflow.
Uang muka
Dana sudah dicairkan, tetapi belum seluruhnya direalisasikan/diselesaikan dalam LPJ.
LPJ
Laporan pertanggungjawaban yang menjelaskan penggunaan dana.
Nilai akhir / residu
Perkiraan nilai aset pada akhir masa manfaat yang tidak disusutkan.
Akumulasi penyusutan
Jumlah penyusutan aset yang telah dicatat.
Nilai buku
Nilai perolehan dikurangi akumulasi penyusutan yang telah Posted.
Snapshot
Salinan aturan saat transaksi/aset dibuat atau diaktifkan agar perubahan master tidak mengubah histori.
Rekonsiliasi
Mencocokkan saldo/pencatatan dengan sumber pembanding dan menjelaskan selisih.
Konsolidasi
Laporan gabungan dengan proses penyesuaian/eliminasi sesuai kebijakan Yayasan.

Screenshot panduan